昨日4月4日は、私は5時半ころに目覚めました。私の朝のルーティンは1階の事務所のパソコンを立ち上げて、メールを確認することです。いつものように、パソコンを立ち上げると、なんと4時38分発のメールが来ているではありませんか。
「事前確認をお願いしたいのですが、料金とzoom会議が可能か教えてください」という内容でした。私は、メールから来たお客さんは4～5人いますが、いずれも成立していませんでした。「宇部市で会社を経営しています。事前確認ができますか？」とあり、メールで返信し、「電話でお問い合わせください。」と返しても、なしのつぶて。また、次の方のメールは「支援金事務局で事前確認に料金がかかる場合があると聞きました。料金を教えてください。」とあるので、料金を返信し、「お名前と、ご住所、職種などを教えてください。できたら、電話をください。」返ってきたのは、「ありがとうございました。」の返信のみ。少しばかり、メールのお客さんは、難しいという雰囲気になっています。
今回のお客様Hさんは、少し違っていました。私が料金とzoom可能の返信後、Hさんの事前確認の必要な書類を添付したメールが返信されてきました。「料金については想定内ですので大丈夫です。後で電話しますので、事前確認をお願いします。」これであれば、zoomでのテレビ会議に臨むことができます。しかし、なんとHさんは茨城県の方です。茨城県にも、近くの関東の中にもむしろ（当然）山口県より、事前確認機関は多くあります。
なぜ、山口県の私の事務所に依頼？
Hさんから電話があったのは、13時でした。ちょうど周南市からの依頼者Iさんの来所中でしたので、「事前確認、申請サポートが3時間くらいはかかるでしょうから、私の方から電話します。」と、答えました。Iさんは、案の定4時間＋アルファかかってしまいました。
私が、電話を架けることができたには、17時40分でした。必要書類で不備なものを用意すること、私がzoomの招待者となり、Hさんを19時に招待することを確認しました。
zoomに関しては、昨年7月に行政書士になってから、会議や研修はほとんどzoomですので、招待される方は、慣れています。招待者については、昨年12月の行政書士会山口支部の研修会や山口県よろず支援拠点のコーディネーターさんと打合せをしています。一番簡単な方法を教えてもらい、準備万端。少し不安は、時間不足で、先日のコーディネーターさんの個別相談では、その実験ができなかったことでした。
19時10分前にパソコンの前に座り、Hさんからメールできていた不備書類の点検をして、セットしている19時を待ちます。しかし、19時になっても、Hさんは私のzoom会議に入ってきません。携帯電話に電話すると、確かにメールにパスワードが送られてはいるものの、クリックしてもzoomに入っていけないといいます。不安は、的中したのでしょうか？何かが不足しているのでしょうか？書類は、全て確認をしているので免許証と本人確認をすることだけです。LINEや携帯電話のテレビ電話でも可能です。
Hさんが、「私の方が招待者になりましょうか？」と助け舟を出されたので、「すみません。お願いします。」携帯電話から、zoom会議です。Hさんは、今出張中で出先からで携帯で対応しているといいます。Hさんは、32歳、ネット販売のコンサルタントをしているといいます。（詳しいはずです）なぜ、山口県の私を選んだかという質問に対して、「何度か他の事務所にメールを送ったけれど、無視されて全く返ってきませんでした。今日朝、メールをしたところ、すぐ返信がきたので決めました。」私が前述したように、メールのお客さんは成立しにくい、商工会議所や税理士は確定申告の時期と重なり、会員以外はやらない、テレビ会議で書類確認がやりにくい、zoomに慣れていない、等々の理由でIさんのように無視される方がいるのでしょう。私も登録確認団体になった2月18日当初は「これで日本全国から依頼が来ても対応できる」と思っていましたが、書類確認に不安がありました。また、直接お会いしたほうが、申請サポートなどの次の仕事につながりやすいというメリットもあります。
いずれにしても、今回の経験で日本全国のお客さまの依頼に対応できることが確認できました。zoomのスキルをアップしてお待ちします。
Hさんお付き合いいただきまして、ありがとうございます。